Regras de Booking & Melhores Práticas
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Como criar sua grade de aulas?
Para criar uma agenda de aulas presenciais, você precisará usar um Sistema de Gestão (CMS) integrado ao Wellhub. Sem um CMS, não será possível criar uma agenda para aulas presenciais.
Sistemas de Gestão (CMSs) são softwares que permitem gerenciar visitantes, horários de aulas e pagamentos em seu espaço. Você pode integrar seu CMS ao Wellhub para automatizar os agendamentos.
- Para criar uma agenda de aulas ao vivo (online), você precisará criar sua grade de horários através do Portal do Parceiro ou do seu CMS de preferência.
O agendamento é o que permite que um usuário reserve um horário para acessar um serviço em seu espaço, como aulas, sessões com personal trainer ou outros serviços de bem-estar, através do aplicativo Wellhub.
A seguir, tudo o que você precisa saber sobre como os agendamentos funcionam.
Como funciona a ferramenta de agendamento?
Para utilizar a ferramenta, primeiro você precisa cadastrar as aulas da sua academia de acordo com as datas e horários disponíveis.
Treinos Convencionais
Para treinos convencionais, como a musculação, não é necessário utilizar a função de agendamento de aulas.
Se você já utiliza um CMS em sua academia ou estúdio, precisará solicitar a integração com o Wellhub fazendo login no Portal do Parceiro > Integrações no menu principal. Se tiver dúvidas sobre como criar uma grade de aulas no seu CMS, consulte nossa Central de Ajuda.
Nesta página:
Atividades
Os agendamentos são usados apenas para atividades como massagens ou aulas em grupo, por exemplo: natação, dança, yoga, pilates, etc.
Para fazer um agendamento, o usuário precisará acessar o perfil do seu espaço no app Wellhub e buscar pela atividade desejada.
Assim que o usuário encontrar a atividade que deseja, ele só precisa clicar em "agendar aula", selecionar o dia e o horário desejados e confirmar. A grade de aulas é totalmente gerenciada pelo administrador da sua academia.
Se o agendamento for concluído com sucesso, os usuários receberão um e-mail com mais informações sobre a aula, como o link de acesso, senha e instruções de como se preparar. Eles também poderão ver os detalhes da aula diretamente no app Wellhub.
Regras de Agendamento
Duração das Aulas
Ao criar sua agenda, você deve definir a duração das aulas – elas devem ter no mínimo 30 minutos – e escolher os dias da semana e horários em que ocorrerão.
1
Descrição da Atividade
Ao criar uma aula presencial, é muito importante que a descrição da atividade esteja disponível para que os usuários possam agendá-la de acordo com o que procuram.
2
Check-in de Usuários
Após um agendamento, os usuários também precisam fazer o check-in. O botão de check-in só aparece no app 30 minutos antes do início da aula.
3
Janela de Cancelamento
A janela de cancelamento para aulas agendadas pode ser configurada para até 24 horas antes do início da aula.
4
Quantidade de Aulas
Todos os usuários com um plano Wellhub ativo poderão agendar apenas uma aula ao vivo por dia, sem exceção. O check-in diário pode ser usado em aula presencial, virtual ou com Personal Trainer.
5
Lembrete de Cancelamento
Os usuários receberão um lembrete de cancelamento tardio 24 horas antes do evento, lembrando-os de cancelar a aula caso não possam comparecer.
6
Cancelamento Tardio
Se um usuário cancelar fora do prazo ou não comparecer (no-show) a uma aula agendada, ele perderá seu check-in diário.
7
Canais de Comunicação
Sua academia não deve usar canais de comunicação externos ao nosso sistema para cancelar aulas (ex: WhatsApp, e-mail, mensagem direta).
8
Número de Participantes
Ao criar uma aula presencial, é essencial que você preste atenção ao número de participantes que pode receber em seu espaço, para oferecer a melhor experiência possível aos usuários.
9
Fluxo de Check-In com Agendamento
- Busca uma aula para agendar;
- Após encontrar, faz o agendamento da aula;
- Chega até o parceiro que oferece a atividade;
- Faz o Check-in via app Wellhub.
O Usuário Wellhub
- Parceiro abre o Portal e vê o check-in pendente (manual) OU o CMS se comunica com o sistema Wellhub para validação do check-in;
- Se manual, o parceiro clica para validar. Se automatizado, o parceiro verifica a validação e libera o usuário.
O Parceiro Wellhub
- O status do agendamento será atualizado de "Reservado" para "Concluído";
- O sistema de pagamento verificará as condições comerciais do parceiro e pagará de acordo com elas, mensalmente.
Os Sistemas
Recursos
Suporte