Reglas y Buenas Prácticas para las Reservas
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¿Cómo crear un horario para que los usuarios puedan reservar una clase?
Para crear un calendario de clases presenciales, necesitas usar un Sistema de Gestión (CMS) integrado con Wellhub. Sin un CMS, no es posible crear un calendario para clases presenciales.
Los Sistemas de Gestión (CMS) son softwares que permiten gestionar visitantes, horarios de clases y pagos. Puedes integrar tu CMS a Wellhub para automatizar las reservas.
Las reservas se refieren a la acción que realiza un usuario para guardar una plaza en un centro o servicio de un partner, como un gimnasio, estudio de fitness, sesión con un entrenador personal o clase de bienestar, a través de la plataforma de la app de Wellhub.
A continuación, te ofrecemos todo lo que necesitas saber sobre las reservas y su funcionamiento.
¿Cómo funciona la herramienta de reservas?
Primero, debes registrar las clases de tu centro de fitness según las fechas y horarios disponibles.
Entrenamientos convencionales
Para entrenamientos convencionales, como el entrenamiento con pesas, no es necesario utilizar la función de reservar clases.
Si ya utilizas un CMS en tu gimnasio o estudio, necesitarás solicitar la integración con Wellhub iniciando sesión en el Partner Portal > Integraciones en el menú principal. Si tienes dudas sobre cómo crear un horario de clases en tu CMS, consulta nuestro Centro de Ayuda.
En esta página:
Actividades
Las reservas solo se utilizan para actividades como masajes o clases grupales, por ejemplo: natación, baile, yoga, pilates, etc.
Para reservar una cita, el usuario deberá acceder al perfil de su espacio en la app de Wellhub y buscar la actividad deseada.
Luego, solo tendrá que hacer click en "reservar una clase", seleccionar el día y la hora que prefiera y confirmar. El horario de clases es gestionado completamente por partner.
Si la reserva se completa con éxito, los usuarios recibirán un correo electrónico con más información sobre la clase, como el enlace de acceso, la contraseña e instrucciones para prepararse. También podrán ver los detalles de la clase directamente en la app de Wellhub.
Recursos
Soporte
Reglas de Reserva
Duración de las Clases
Al crear el calendario, debes definir la duración de las clases – deben durar al menos 30 minutos – y elegir los días de la semana y los horarios en que se realizarán.
1
Descripción de la Actividade
Al crear una clase presencial, es muy importante que la descripción de la actividad esté disponible para que los usuarios puedan reservar según lo que están buscando.
2
Check-in de Miembros
Después de una reserva, los usuarios también necesitan hacer el check-in. El botón de check-in solo aparece en la app 30 minutos antes de que empiece la clase.
3
Ventana de Cancelación
La ventana de cancelación para las clases reservadas se puede configurar hasta 24 horas antes del inicio de la clase.
4
Número de clases
Todos los usuarios que estén activos en cualquier plan de Wellhub podrán reservar solo una clase en directo por día. Puede ser utilizado en una clase presencial, virtual o con un Entrenador Personal.
5
Recordatorio de Cancelación
Los usuarios recibirán un recordatorio de cancelación tardía 24 horas antes del evento, recordándoles que cancelen una clase en caso de que no puedan asistir.
6
Cancelación Tardía
Si un usuario cancela tarde o no se presenta a una clase reservada, perderá su check-in diario.
7
Canales de Comunicación
Tu centro no debe usar canales de comunicación externos a nuestro sistema para cancelar clases (ej: WhatsApp, e-mail, mensaje directo).
8
Número de Usuarios
Al crear una clase presencial, es esencial que prestes atención al número de usuarios que puedes recibir en el centro para poder ofrecer la mejor experiencia posible a los miembros.
9
Proceso de Check-in con Reserva
- Busca y encuentra una clase para reservar;
- Reserva la clase y Wellhub comprueba las reglas;
- Llega a la recepción del partner;
- Hace el check-in haciendo click en el botón "check-in" y ve el check-in exitoso (según la geolocalización del usuario).
Miembro Wellhub
- El socio accede el Partner Portal de Partners y ve el check-in pendiente de validación o el CMS se comunica con el sistema de Wellhub para validar el check-in;
- Si es manual, el socio hace clic para validar. Si es automático, el socio verifica la validación y otorga acceso al usuario.
Socio Wellhub
- El motor de estado de la reserva actualiza el estado de "Reservado" a "Completado";
- El sistema de pago verificará las condiciones comerciales del socio y pagará de acuerdo a eso cada mes.
